Ustvarjanje in naseljevanje baz podatkov v programu Microsoft Access

Glavni namen tega programa je ustvarjanje in delo s podatkovnimi bazami, ki jih je mogoče povezati tako za male projekte kot za velika podjetja. Z njim boste lahko upravljali podatke, urejali in shranjevali informacije.

Aplikacija zbirke Microsoft Office - Access - služi za delo z bazami podatkov.

Ustvarjanje nove baze podatkov

Seveda morate pred začetkom dela ustvariti ali odpreti obstoječo bazo podatkov.

Odprite program in pojdite na glavni meni s klikom na ukaz "Datoteka" in izberite element "Ustvari". Če ustvarite novo bazo podatkov, vam bo predstavljena prazna stran, ki bo vsebovala eno tabelo ali spletno bazo podatkov, ki vam omogoča uporabo vgrajenih orodij programa, na primer za vaše publikacije na internetu.

Poleg tega ima uporabnik za ustvarjanje nove baze podatkov možnost ustvariti zbirko podatkov, ki je osredotočena na določeno nalogo. Mimogrede, to vam lahko pomaga hitro ustvariti potrebno obliko tabele, ne da bi vse nastavili ročno.

Polnjenje podatkovne baze z informacijami

Ob ustvarjanju baze podatkov jo je treba zapolniti z ustreznimi informacijami, katerih strukturo je treba vnaprej premisliti, saj vam funkcionalnost programa omogoča zajem podatkov v več oblikah:

  1. Zdaj je najprimernejša in najpogostejša oblika strukturiranja informacij tabela. Tabele v Accessu po svojih zmožnostih in videzu niso zelo drugačne od tistih v Excelu, kar pa močno poenostavlja prenos podatkov iz enega programa v drugega.
  2. Drugi način za vnos informacij so obrazci, ki so nekoliko podobni tabelam, vendar zagotavljajo bolj vizualni prikaz podatkov.
  3. Za izračun in prikaz podatkov iz baze podatkov so na voljo poročila, ki vam omogočajo analizo in izračun, na primer, vašega dohodka ali števila nasprotnih strank, s katerimi delate. So zelo fleksibilni in omogočajo izračune, odvisno od vnesenih podatkov.
  4. Sprejemanje in razvrščanje novih podatkov v programu poteka preko zahtev. Z njihovo pomočjo lahko najdete specifične podatke med več tabelami, kot tudi ustvarite ali posodobite podatke.

Vse zgoraj navedene funkcije se nahajajo v orodni vrstici na kartici »Ustvari«. Tam lahko izberete točno kateri element želite ustvariti, nato pa ga v odprtem "Konstruktorju" prilagodite.

Ustvarjanje baze podatkov in uvoz informacij

Ko ste ustvarili novo bazo podatkov, boste videli le prazno tabelo. To lahko storite ročno ali ga izpolnite s kopiranjem potrebnih informacij z interneta. Upoštevajte, da je treba vsak podatek, ki ga prispevate, postaviti v ločen stolpec, vsak vnos pa mora imeti osebno vrstico. Mimogrede, stolpce je mogoče preimenovati, da bi bolje krmarili po njihovi vsebini.

Če so vse informacije, ki jih potrebujete, v drugem programu ali viru, vam program omogoča nastavitev uvoza podatkov.

Vse nastavitve uvoza so na ločenem zavihku na nadzorni plošči, ki se imenuje »Zunanji podatki«. V razdelku »Uvoz in povezave« so na voljo razpoložljivi formati, vključno z dokumenti Excel, Access, besedilnimi in XML datotekami, internetnimi stranmi, mapami Outlook itd. Po izbiri zahtevanega formata, iz katerega bodo prenesene informacije, boste potrebovali podajte pot do mesta datoteke. Če se nahaja na katerem koli strežniku, bo program zahteval, da vnesete naslov strežnika. Med uvozom boste naleteli na različne nastavitve, ki so namenjene pravilnemu prenosu podatkov v Access. Sledite navodilom programa.

Ključni ključi in odnosi s tabelami

Pri izdelavi tabele program samodejno dodeli vsak vnos z edinstvenim ključem. Privzeto ima stolpec z imeni, ki se razširi, ko se dodajo novi podatki. Ta stolpec je primarni ključ. Poleg teh osnovnih ključev lahko baza podatkov vsebuje tudi polja, povezana z informacijami iz druge tabele.

Na primer, imate dve tabeli s povezanimi informacijami. Imenujejo se na primer "dan" in "načrt". Če v prvi tabeli izberete polje »Ponedeljek«, ga lahko povežete s poljem v tabeli »Načrt« in ko premaknete kazalec nad eno od teh polj, boste videli informacije in sorodne celice.

Takšni odnosi bodo olajšali berljivost vaše baze podatkov in zagotovo povečali njeno udobje in učinkovitost.

Če želite ustvariti razmerje, pojdite na zavihek »Delo z bazami podatkov« in v področju »Razmerja« izberite gumb »Podatkovna shema«. V oknu, ki se prikaže, boste videli vse baze podatkov, ki se obdelujejo. Opozoriti je treba, da morajo baze podatkov vsebovati posebna polja za tuje ključe. V našem primeru, če želite prikazati dan v tednu ali številko v drugi tabeli, pustite polje prazno in ga pokličite Day. Konfigurirajte tudi obliko polj, saj mora biti enaka za obe tabeli.

Potem, ko odprete dve tabeli, povlecite polje, ki ga želite povezati, v posebej pripravljeno polje za tuji ključ. Pojavilo se bo okno "Uredi odnose", v katerem boste videli ločeno izbrana polja. Da bi zagotovili spremembo podatkov v obeh povezanih poljih in tabelah, označite polje »Zagotavljanje integritete podatkov«.

Ustvarjanje in vrste zahtevkov

Zahteva je dejanje v programu, zaradi katerega lahko uporabnik ureja ali vnaša podatke v bazo podatkov. Zahteve so dejansko razdeljene na dve vrsti:

  1. Izbirne zahteve, s katerimi program dobi določene informacije in naredi izračune.
  2. Zahteve za dejanja, ki dodajo podatke v bazo podatkov ali jih izbrišejo.

Če izberete "Čarovnik za poizvedbe" v zavihku "Ustvari", bo program izvedel postopek ustvarjanja določene vrste poizvedbe. Sledite navodilom.

Zahteve vam lahko veliko pomagajo pri organizaciji podatkov in se vedno nanašajo na določene informacije.

Za nekatere parametre lahko na primer ustvarite zahtevo za volitve. Če želite videti informacije o določenem datumu ali dnevu tabele Dan za celotno časovno obdobje, lahko nastavite podobno poizvedbo. Izberite "Query Designer" in v tabeli, ki jo potrebujete. Privzeto bo zahteva izbirna, postane jasno, če pogledate v orodno vrstico s poudarjenim gumbom »Izbira«. Če želite, da program išče točen datum ali dan, ki ga potrebujete, poiščite vrstico »Stanje izbire« in vnesite stavek [kateri dan?]. Ne pozabite, da mora biti poizvedba postavljena v kvadratno orožje [] in končana z vprašajem ali dvopičjem.

To je le ena od možnosti za uporabo poizvedb. Pravzaprav lahko z njihovo pomočjo ustvarite tudi nove tabele, izberete podatke po merilih itd.

Prilagodite in uporabite obrazce

Zaradi uporabe obrazcev bo uporabnik lahko enostavno pregledal informacije za vsako polje in preklapljal med obstoječimi vnosi. Z dolgoročnim vložkom uporaba obrazcev poenostavlja delo s podatki.

Odprite zavihek »Ustvari« in poiščite element »Obrazec« s klikom na, ki se bo pojavil standardni obrazec, na podlagi podatkov vaše tabele. Prikazana polja z informacijami so predmet vseh vrst sprememb, vključno z višino, širino itd. Če v tabeli obstajajo razmerja, jih boste videli in jih lahko ponovno konfigurirate v istem oknu. Na dnu programa boste videli puščice, ki vam bodo omogočile, da zaporedoma odprete vsak stolpec tabele, ali pa se takoj premaknete na prvi in ​​zadnji. Zdaj je vsak od njih ločen vnos, katerega polja lahko prilagodite s klikom na gumb "Dodaj polja". Spremenjene in vnesene na ta način bodo informacije prikazane v tabeli in v vseh tabelah, ki so ji priložene. Ko nastavite obrazec, ga morate shraniti s kombinacijo tipk "Ctrl + S".

Ustvarjanje poročila

Glavni namen poročil je uporabniku zagotoviti splošen povzetek tabele. Poročilo lahko ustvarite popolnoma vse, odvisno od podatkov.

Program vam omogoča, da izberete vrsto poročila, pri čemer lahko nekaj izberete:

  1. Poročilo - samodejno poročilo bo ustvarjeno z uporabo vseh informacij v tabeli, vendar podatki ne bodo združeni.
  2. Prazno poročilo je prazen obrazec, podatki, za katere lahko izbirate med zahtevanimi polji.
  3. Čarovnik za poročila - vam bo pomagal skozi proces ustvarjanja poročila ter združevali in oblikovali podatke.

V praznem poročilu lahko dodajate, brišete ali urejate polja, jih zapolnite s potrebnimi informacijami, ustvarite posebne skupine, ki bodo pomagale ločiti določene podatke od ostalih, in še veliko več.

Zgoraj so vse osnove, ki vam bodo pomagale pri obvladovanju in prilagajanju programa Access zase, vendar je njegova funkcionalnost precej široka in omogoča bolj natančno nastavljanje funkcij, o katerih razpravljamo tukaj.